ТТН: не ошибиться в заполнении

Автор:
Источник:

Товарно-транспортная накладная является главным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета при автомобильных перевозках. Как правильно оформить ТТН?

Для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автотранспортом составляется товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т. Форма и указания по ее применению утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Эта форма предназначена для учета работ в автомобильном транспорте, а именно для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки.

Главное – форма

На форму документа необходимо обратить особое внимание. Товарно-транспортная накладная (ТТН) является первичным документом, значит, принять ее к учету можно только при условии, что накладная составлена на бланке, содержащемся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. В эти формы нельзя вносить изменения и исключать «ненужные» поля. Но внести дополнительные в случае необходимости можно (постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).
Форма заполняется в четырех экземплярах. ТТН состоит из двух разделов: товарного и транспортного. На каждую перевозку составляется отдельная накладная. В заполнении ТТН участвуют грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик.
Товарный раздел определяет отношения между отправителем и получателем грузов и служит для списания товарно-материальных ценностей со склада у грузоотправителя и оприходования их на склад грузополучателя. К документу могут прилагаться другие специальные формы: сертификаты, паспорта, свидетельства и др. Количество этих документов нужно отразить в строке «Приложение» товарного раздела.
Транспортный раздел отражает отношения между грузоотправителем – заказчиком автотранспортных услуг с организацией – владельцем этого транспорта, выполняющим перевозку грузов. Он служит для учета транспортных работ и расчетов за оказанные услуги по перевозке.

Избежать ошибок в заполнении ТТН

Главные «налоговые» неприятности несоблюдения установленной формы ТТН – отказ в признании расходов для налога на прибыль и принятии вычетов по НДС.
При проведении налоговых проверок самым распространенным поводом для споров является ТТН, составленная в свободной форме. Даже если в «самодельной» накладной присутствуют все необходимые реквизиты, такой первичный документ попытаются признать недействительным, как несоответствующий требованиям пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Еще один повод для претензий проверяющих − заполнение не всех полей ТТН. По мнению налоговиков, в накладной не должно быть пустых граф и строк. В случае отсутствия данных нужно проставлять прочерки.
Если дата ТТН не совпадает с датой отражения операции в учете (как у продавца, так и у покупателя), проверяющие считают, что расходы признаны несвоевременно, а иногда и вовсе их не признают. Первичный документ нужно составлять в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ).
Бывает, что стоимость товара в ТТН отражают в иностранной валюте. По такой накладной инспекторы аннулируют приход товара. Бухучет надо вести в валюте Российской Федерации – в рублях (п. 1 ст. 8 Федерального закона № 129-ФЗ). Однако в связи с тем, что в период между оплатой и отгрузкой курс валют колеблется, чтобы не допустить искажения данных и соблюсти принцип достоверности, рекомендуем рядом с ценой в рублях (в скобках) отражать валютный эквивалент. Нелишним будет и приложенный порядок расчета рублевой суммы (в виде справки в произвольной форме).
Нередки случаи, когда вместо подписи в накладной стоит факсимиле. Такая ситуация недопустима, так как ни в налоговом законодательстве, ни в стандартах бухучета нет правил использования факсимиле. Подписи всех материально ответственных лиц должны быть «живыми».
И наконец, о печати на ТТН. Печати предусмотрены формой накладной, поэтому их отсутствие тоже может быть расценено как заполнение не всех полей и грозить неблагоприятными налоговыми последствиями. Печати проставляют грузоотправитель и грузополучатель.
На наш взгляд, стоит придерживаться правил заполнения ТТН во избежание претензий проверяющих и возможных споров с инспекцией, хотя есть судебная практика, свидетельствующая (при определенных условиях) о лояльности арбитров.

Налоговый орган доначислил налогоплательщику налог на прибыль, ссылаясь на то, что представленные им товарно-транспортные накладные содержат дефекты и не могут подтверждать расходы на транспортные услуги. Однако суд указал, что эти услуги являются документально подтвержденными, поскольку налогоплательщик представил счета-фактуры, в которых указаны даты оказания услуг, количество часов фактической работы, стоимость одного часа работы; акты оказанных услуг. А налоговый орган не доказал нереальность спорных ситуаций (постановление ФАС Дальневосточного округа от 23 сентября 2009 г. № Ф03-4818/2009 по делу № А24-5099/2008).

ТТН на практике

Рассмотрим процедуру и пример заполнения товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т.

Пример

Предприятие ООО «Меринда» продает компьютеры предприятию ООО «Эверест». По договору продавец обеспечивает автомобильную доставку товаров до склада покупателя, но собственного транспорта для перевозки не имеет. Для осуществления доставки ООО «Меринда» заключило договор перевозки с автотранспортной компанией ЗАО «ТрансАвто». Согласно заявке, перевозчик должен 24 сентября 2009 года доставить 400 штук ноутбуков «Samsung» в адрес ООО «Эверест». Цена одного компьютера составляет 20 000 рублей, включая НДС. Общая стоимость партии составляет 8 000 000 рублей, включая НДС. Согласно договору между продавцом и покупателем, услуги по доставке груза оплачивает продавец товара.

При отгрузке компьютеров продавец-грузоотправитель составил товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т в четырех экземплярах. Была заполнена таблица товарного раздела, где отражены данные о товаре и его стоимости (за единицу и всего), единица измерения, количество мест, вид упаковки и т. д. Со стороны грузоотправителя документ подписывают лица, ответственные за отпуск товара, и главный бухгалтер, ставится печать. К документу прикладывается сертификат на партию компьютеров (как правило, вместе с накладной № 1-Т поставщики отправляют в адрес покупателей также счет-фактуру и товарную накладную по форме № ТОРГ-12). В таблицу «Погрузо-разгрузочные операции» транспортного раздела грузоотправитель внес данные о способе погрузки (ручной) и времени прибытия под погрузку и убытия автомобиля. Время прибытия определяется по времени предъявления водителем-экспедитором на контрольно-пропускном пункте путевого листа. Время убытия проставляют в момент подписания накладной и передачи ее экспедитору.

При приеме товара к доставке водитель-экспедитор проставляет в первых трех экземплярах накладной свои данные под таблицей транспортного раздела. Первый экземпляр транспортной накладной остается у поставщика. Он служит основанием для списания товара. Остальные экземпляры переданы И.И. Сидорову − водителю ЗАО «ТрансАвто».

Когда груз был доставлен грузополучателю, никаких расхождений или отклонений по количеству и качеству товара, указанным в документах, обнаружено не было (в соответствующих полях накладной проставлены прочерки). Грузополучатель поставил подпись и печать в товарном разделе накладной, а также заполнил свою часть таблицы «Погрузо-разгрузочные операции» транспортного раздела: способ разгрузки, время прибытия автомобиля на разгрузку и его убытия со склада грузополучателя после разгрузки.
Второй экземпляр транспортной накладной (и прилагаемые документы) остался у покупателя и служит основанием для оприходования товара. Третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной водитель доставил в свою автотранспортную компанию.
ЗАО «ТрансАвто» после указания в ТТН данных, необходимых для расчетов за транспортные услуги (расстояние перевозки, стоимость услуг, время простоя под разгрузкой и разгрузкой и т. д.), должно направить заказчику транспортных услуг − ООО «Меринда» один (третий) экземпляр ТТН и счет на оплату услуг перевозки.
На основании оставшегося (четвертого) экземпляра ТТН и путевого листа автотранспортная компания начислит заработную плату водителю.

Вот как была заполнена накладная по этой операции.